Debemos entender que al poner en marcha nuestro proyecto o idea de negocio, y posteriormente ejecutarlo como empresa; tenemos la necesidad de saber como dirigirlo correctamente si queremos que no quiebre.
Existen muchos textos llenos de teorías sobre como administrar correctamente un negocio, pero lo importante y fundamental no es aprenderlas todas, sino mas bien entender cuales son los pasos fundamentales y como aplicarlos para manejar eficientemente nuestra organización.
La administración esta conformada por 4 pasos:
Entendamos entonces cual es el alcance y valor que debemos darle a cada paso, para poder administrar correctamente nuestro nuevo negocio.
1.
Planificación
Todo equipo de trabajo y su líder, jefe o gerente debe estar
identificado con los objetivos y metas a alcanzar. La definición e
instrumentación de los pasos para lograrlos conforma un plan de acción que
determina las actividades a cumplir. La confección de un plan demanda
previsión, estimación, intuición y experiencia sobre todo en lo que hace a
plazos, recursos y presupuestos involucrados.
a.
Determinar claramente los objetivos y
metas de la empresa.
b.
Estimación de Plazos Futuros.
Pronosticación.
c.
Establecer las condiciones y premisas
bajo las cuales se hará el trabajo: circunstancias, medio ambiente, etc.
d.
Elección de un curso de acción.
Enunciar las tareas para lograr los objetivos. Es recomendable establecer
planes contingentes alternativos a los cursos de acción básicos (usualmente
llamados “Plan B”).
e.
Establecer un Plan General de logros
enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores para
desempeñar el trabajo, siempre orientado a mejorar la eficacia y la eficiencia
(hacer las cosas de manera de cumplir con el objetivo y hacerlas al menor costo
posible, respectivamente).
f.
Establecer políticas, procedimientos y
métodos de desempeño claros y acordados entre los miembros del equipo y la
dirección.
g.
Anticipar las posibles contingencias
futuras. Estas contingencias o inconvenientes pueden producirse por factores:
internos, externos (mercado-circunstancias), o muchas veces en reacción al
proyecto mismo.
h.
Re-estructurar continuamente los planes
en función de los resultados del control corrigiendo las deficiencias que se
hagan evidentes.
Una vez establecidas las tareas a cumplir y objetivos a lograr, para
cumplir con el trabajo, deben distribuirse y asignarse las actividades entre
los integrantes del grupo o equipo de trabajo, especificando detalladamente el
rol y la participación de cada uno de los miembros. La asignación del trabajo
está regida por factores muy importantes, tales como la índole de las actividades
que componen el plan, las personas y sus características que integran el grupo
y los recursos, instalaciones y medio ambiente en el que se desempeñan.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera tal
que se efectúen con un mínimo de gastos y, simultáneamente, un máximo de
rendimiento y desarrollo de los empleados (Máxima Eficiencia). Si se cuenta con
un equipo de trabajo deficiente en calidad o cantidad deberán reemplazarse o
suplementarse con los recursos necesarios. Debe recordarse que cada uno de los
miembros asignados a una actividad se enfrenta a su propia relación con el
grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa, ya que la empresa es un
sistema (conjunto de partes interrelacionadas entre sí para lograr alcanzar un
objetivo común).
Dentro del proceso organizativo deben tener un lugar distintivo las
tareas de coordinación, dividiendo las actividades entre los empleados o grupos
y, de esta manera estableciendo pautas de autoridad y responsabilidad.
Actividades primordiales de la Organización
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas: departamentalización,
agrupamientos, equipos de trabajo.
b.
Agrupar las obligaciones operativas en
puestos.
c.
Reunir los puestos operativos en
unidades manejables y establecer sus vínculos y relaciones.
d.
Especificar los requisitos de cada
puesto.
e.
Seleccionar y colocar a los individuos
en el puesto adecuado.
f.
Utilizar y acordar la autoridad
adecuada para cada miembro.
El Jefe o Gerente debe tomar medidas o iniciativas que impulsen y pongan
en movimiento las acciones pertinentes para que los miembros del grupo lleven a
cabo las tareas en forma concreta: dirigir para que se haga lo que se pautó
según lo planificado. Las tareas de dirigir no se reducen a dar órdenes: el
coaching, la instrucción, el liderazgo, la motivación de la propia creatividad
de los actores del plan son parte integrante e indivisible del proceso
ejecutivo.
Actividades primordiales de la Ejecución
a.
Poner en práctica la participación por
todos los afectados por las decisiones.
b.
Conducir y reorientar a otros para que
hagan su mejor esfuerzo.
c.
Motivar.
d.
Comunicar.
e.
Desarrollar a los empleados para que
realicen todo su potencial.
f.
De acuerdo con el punto b. también
reconocer el trabajo bien hecho.
g.
Satisfacer las necesidades de los
empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
4.
Control
El control consiste en comprobar o verificar que lo que sé esté haciendo
asegure el progreso de las actividades planificadas para lograr el objetivo
definido, con un mínimo de desviaciones o, preferentemente, sin ellas.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas para ese plan y
la ejecución exitosa por parte de cada miembro no asegura, necesariamente, que
la empresa será un éxito. Es común que se presenten desvíos, contradicciones,
errores de concepto o fallas en la comunicación que demanden acciones
correctivas con la mayor celeridad posible.
Actividades primordiales de Control
a.
Comparar resultados con respecto a los
objetivos y metas establecidos.
b.
Evaluar los resultados contra los
estándares de desempeño.
c.
Idear y/o procurar los medios efectivos
para medir las operaciones.
d.
Comunicar fehaciente mente cuáles son
los parámetros de medición.
e.
Transferir datos detallados de manera
que muestren las comparaciones y los desvíos, sugiriendo las acciones
correctivas cuando sean necesarias.
